O que é Orçamento Base Zero?
É um método de planejamento orçamentário anual e plurianual em que todas as despesas devem ser justificadas para cada novo período analisado. O processo parte de uma “base zero”, passando pelo crivo da pergunta: Qual a real necessidade de se realizar esta despesa no próximo período? Os budgets são então construídos sobre a real necessidade do próximo período, independentemente se este novo orçamento é maior ou menor do que as despesas do período anterior.
Como funciona o Orçamento Base Zero (OBZ)
O OBZ permite que objetivos estratégicos de alto nível sejam implementados no processo orçamentário, de modo contínuo feito ao longo de vários períodos, vinculando-os a áreas funcionais específicas da organização, onde os custos podem ser primeiro agrupados e depois medidos em relação aos resultados anteriores e às expectativas atuais.
Orçamento Base Zero x Orçamento Tradicional
O orçamento tradicional exige aumentos incrementais em relação aos orçamentos anteriores, em oposição à justificativa de despesas antigas e novas, conforme exigido no orçamento base zero.
O orçamento tradicional também analisa apenas novas despesas, enquanto o OBZ começa do zero e exige uma justificativa de despesas antigas e recorrentes, além de novas despesas. O orçamento base zero visa colocar o ônus sobre os gerentes para justificar as despesas e visa gerar valor para uma organização, otimizando custos e não apenas receitas.
Como o Instituto Államo pode ajudar as empresas na construção do Orçamento Base Zero?
O Instituto Államo possui a solução denominada Eficiência OBZ, que estrutura de forma organizada e pragmática, os passos para a construção do orçamento base zero.
Diagnóstico dos Dados
a. Base Histórica
Nesta etapa é realizada comparação de desempenho dos valores de orçamento versus realizado dos últimos anos, com o objetivo de identificar sazonalidade, principais áreas, principais gastos e possíveis pontos de sinergia para adequação entre áreas e despesas.
b. Análise de Mercado
Nesta etapa consolidamos as principais informações de mercado, relevantes para correlacionar os gastos com a estratégia para os próximos períodos.
Planejamento Estratégico
c. Carta Diretriz
Nesta etapa, é confeccionado o guia detalhado para elaboração do orçamento base zero, de acordo com a estratégia definida pela direção. Por exemplo:
i. regras para deslocamentos, estadias e refeições com valores pré-definidos;
ii. limites máximos de percentual para a folha de pagamento, em relação a Receita Operacional Líquida;
iii. regras para descontos e comissões comerciais, e;
iv. procedimento para meritocracia por atingimento de redução percentual do orçamento base zero.
Modelagem Matricial
Nesta etapa é definida o agrupamento das despesas de mesma natureza em “pacotes”, alocando um Dono de Pacote de forma matricial a todos os centros de custos da empresa. Por exemplo: Energia Elétrica. Um colaborador será o dono “matricial” de todas as despesas de energia elétrica, e mensalmente será apresentado ao comitê OBZ os desvios das despesas de energia elétrica da companhia em relação ao orçamento, para os gestores de cada centro de custos, para que seja realizado um plano de ação assertivo, para retomada a meta estabelecida.
Estruturação do Comitê OBZ
Nesta etapa será definida a organização do comitê OBZ, por meio de estruturação e padronização das apresentações por cada Dono de Pacote:
i. Padronização do modelo de gestão para apresentação;
ii. Análise de Períodos e desvios das metas;
iii. Modelagem do Tipo de Plano de ação que será apresentado;
iv. Tempo e ordem das apresentações;
v. Papéis e Responsabilidades de cada participante do Comitê;
Criação de Dashboard
Nesta etapa o trabalho é direcionado para criação de ferramentas que apresentam as variações e desvios entre o orçamento estabelecido, por centro de custos, por pacote de despesas, contendo análises de períodos mensais, acumulado dentro do ano vigente, e contra períodos anteriores, para efeito de entendimento e consolidação da melhor estimativa de resultados da empresa dentro do ano.
Desta forma torna-se possível:
i. Análise de desempenho matricial das despesas por pacote e por centro de custos;
ii. Definição de sinergia entre pacotes com melhor desempenho versus pacotes com desempenhos abaixo da meta;
iii. Alocação devida de recursos nos pacotes que apresentem aderência ao resultado da empresa, como por exemplo: Encontrar oportunidade de redução de despesas fixas, para realocar o budget economizado, nos pacotes de despesas variáveis que aumentas a receita operacional, como o pacote de marketing e trade marketing.
iv. Desenvolvimento e maturação dos colaboradores Donos de Pacotes, potencializando a cultura de resultados e meritocracia.
Ficaremos felizes em apresentar nossos cases de sucesso, ou então entender como podemos ajudar a melhorar o seu planejamento estratégico e orçamentário.
Teremos muito prazer em tomar um café com você, e poder discutir um pouco sobre como aperfeiçoar a cultura de desempenho na sua empresa.